SELAMAT DATANG SOBAT !!!! Terimakasih telah berkunjung ke ABADIORKES

8.08.2011

PEMAHAMAN TUGAS DAN STRUKTUR ORGANISASI



PEMAHAMAN TUGAS DAN STRUKTUR ORGANISASI


I. SEDERET HULU

Universitas merupakan wadah yang paling strategis terhadap pencapaian manusia untuk mengembangkan seluruh potensi dalam aspek pendidikan dan juga menjadi tempat pembinaan seseorang pada jenjang pendidikan formal tertinggi. Dengan kata lain universitas merupakan prasarana yang menempatkan ‘bahan baku’ untuk bisa mengadakan sebuah perubahan yang lebih baik – mahasiswa.

Jika melihat peran sentral universitas untuk menghadirkan orang – orang yang berintelektual tinggi, sudah tidak asing jika universitas dijadikan ‘anak emas’ dalam dunia pendidikan. Setidaknya ini terjadi hampir di semua daerah. Hal ini didukung dengan perhatian pemerintah yang intensif terhadap perkambangan universitas. Secara implisit kita mengatakan bahwa universitas adalah transition place (tempat peralihan) perkembangan suatu daerah atau negara menuju lebih baik.

Pada dasarnya dinamika yang terjadi di dalam universitas sendiri berbeda dengan yang pernah kita alami ketika duduk di bangku sekolah. Mulai dari sistem pengajaran dalam dan luar kelas, birokrasi, pendidikan human de human yang lebih tinggi sampai pengaktualisasian diri yang lebih serius. Dan jika kita mengkomparasikan antara dinamika universitas dan sekolah, amatlah jauh berbeda.
Melihat gambaran seperti ini, maka semakin membuat kita yakin bahwa universitas merupakan wadah titik balik perubahan yang lebih baik untuk dicapai, baik untuk mahasiswa itu sendiri, keluarga, daerah, hingga negara.

Hampir di seluruh uiversitas yang ada di negeri ini, menyadari pentingnya sebuah unit – unit untuk mengembangkan kapasibilitas dan potensi seorang mahasiswa. Karena proses pendidikan yang hanya dilakukan diruang kelas, dianggap kurang mumpuni untuk menciptakan manusia yang bisa membawa perubahan yang lebih baik tadi. Tentunya ini sangat kontradiktif dengan gambaran – gambaran yang telah kita bahas di atas. Untuk itu, secara massive universitas memberikan ruang – ruang kepada mahasiswa untuk bisa mengaktualisasikan potensinya guna menciptakan seseorang pembawa perubahan (agent of change).

Dari masa ke masa, pengefektifan ruang – ruang aktualisasi mahasiswa berjalan dengan baik. Dukungan – dukungan pun bisa terakomodir dan berjalan dengan lancar. Sehingga dewasa ini tidak sedikit mahasiswa yang setelah lulus, bisa setidaknya membawa perubahan untuk dirinya sendiri dan keluarga yang lebih baik dikarenakan pengembangan potensi secara akdemik dan non-akademik dilakukan dengan maksimal.

Di Universitas Lampung sendiri yang notabene universitas negeri satu – satunya di provinsi Lampung, juga mempunyai peranan penting dalam melahirkan orang – orang mumpuni. Artinya Universitas Lampung dapat menciptakan mahasiswa yang tidak cakap secara akademik saja tetapi juga cakap secara kompetensi non-akademik. Dukungan yang baik telah dilakukan oleh Universitas untuk memanusiakan manusia. Secara akademik proses pembelajaran di dalam kelas berjalan dengan baik pada umumnya. Kemudian lebih dari itu, dukungan terhadap pengembangan kompetensi non-akademik juga telah dilakukan oleh universitas Lampung, sehingga tak akhyal mahasiswa nantinya setelah lulus, bisa berbicara banyak dalam dunia nyata.
Beberapa bentuk konkret dari pengembangan kompetensi non-akademik yang dilakukan universitas ialah dengan membentuk unit – unit tempat aktualisasi mahasiswa. Dan dari sinilah tercipta kemampuan lain yang bisa diperoleh mahasiswa selain kemampuan akademis yang diperoleh di dalam kelas.

Unit kegiatan mahasiswa Kristen yang dalam hal ini merupakan unit yang dinaungi unversitas Lampung, merupakan wadah yang signifikan untuk mengembangkan spiritualitas mahasiswa khususnya mahasiswa Kristiani. Dalam buku saya ‘pemimpin cerdas’ yang didalamnya tertulis bahwa “kecerdasan spiritualitas merupakan kecerdasan yang sangat diperlukan guna mendukung kehidupan jasmani kita, sehingga keseimbangan tetap terjaga”. Oleh karena itu UKM-K merupakan unit yang dianggap penting untuk mengembangkan spiritualitas mahasiswa kristiani yang ada di Unversitas Lampung.

Menilik perjalanan organisasi ini yang sudah hampir menginjakkan umurnya ke – 11, sudah cukup baik dalam mengakomodir mahasiswa kristiani di Universitas Lampung. Tetapi pendekatan yang dilakukan masihlah jauh dari optimal. Pendekatan yang sering dilakukan hanya masih sebatas kegiatan monumental (seperti paskah dan natal), yang menurut saya sangatlah klise, sehingga eksistensi UKM-K masih sebatas normatif. Sebenarnya dari beberapa pengalaman, UKM-K masih ‘terkungkung’ dalam permasalahan klasik yaitu permasalahan internal. Sebenarnya permasalahan seperti ini hampir terjadi di setiap organisasi. Hanya saja jika melihat perjalanannya, tingkat permasalahan internal ini cukup memprihatinkan. Banyak aspek yang menciptakan adanya permasalahan/konflik internal yang sudah men-tradisi. Yang pertama, saya melihat adanya indikasi bahwa pengurus yang terpilih untuk menjadi motor, masih belum fasih mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Ini bisa saja disebabkan kekurangan wawasan dan pencarian wawasan itu sendiri yang tidak dilakukan, sehingga menciptakan unpreparing (ketidaksiapan) untuk menjadi motor organisasi. Lalu yang kedua, Kesadaran yang masih sangat minim untuk melakukan pelayanan sebagai pengurus organisasi. Ini juga menciptakan fenomena ‘uring – uringaan’ yang sangat tidak menguntungkan bagi organisasi. Kemudian yang ketiga adalah, tidak adanya impian bersama. Motivasi yang berbeda untuk menjadi pengurus tidak bisa disatukan dan disamakan sehingga timbul motivasi yang berbeda dalam kepengurusan dan menimbulkan impian yang berbeda pula, seperti gerbong kereta yang berbeda tujuan.
Sebenarnya masih banyak lagi penyebab terjadinya konflik/permasalahan internal organisasi, tetapi menurut saya yang paling objektif saat ini adalah tiga hal tersebut.

Maka dari itu, dianggap penting pengantisipasian sejak dini, dimana dapat dilakukan ketika dalam proses awal kepengurusan. Pemahaman karakter satu sama lain hingga pendekatan secara emosional juga sudah harus dibina sejak awal, agar ini menjadi kekuatan untuk menutupi kelemahan dan menghilangkan permasalahan klasik tadi – permasalahan internal.
Dan pemahaman tentang organisasi baik tugas, posisi dalam struktur hingga visi organisasi sudah mulai dilakukan. Ke depan inilah yang akan menciptakan organisasi yang kokoh baik secara mendasar maupun secara eksistensi.


II. ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Sudah berapa banyak saya dan Anda mendengar kata organisasi hingga sekarang? Mungkin sudah banyak sekali sampai – sampai tidak bisa dikalkulasikan lagi. Tetapi berapa banyak orang yang memikirkan dan merasakan apa itu organisasi?
Kebanyakan orang pada umumnya hanya sampai pada tahapan mendengarkan sajs, tidak sampai memikirkan dan merasakan, atau jangan – jangan apa yang saya sampaikan ini juga nantinya hanya sampai tahapan mendengarkan, tidak pada tahapan memikirkan dan merasakan.
Secara psikologi, apa yang dipikirkan memang belum tentu akan dilakukan, tetapi ketika Anda dan saya sudah pada tahapan memikirkan dan merasakan, apapun itu pasti akan dilakukan tak ubahnya seseorang yang sedang jatuh cinta.
Setuju atau tidak inilah gambarannya.

Pada dasarnya defenisi organisasi sungguh banyak sehingga bukan saatnya lagi memperdebatkan itu, karena kita sudah cukup mengetahui defenisi organisasi itu sendiri. Tetapi mengambil benang merahnya, bahwa “organisasi itu suatu kesatuan yang terdiri dari pecahan – pecahan dan bisa dibentuk sesuai dengan impian.”1
Dan jika kita berbicara tentang organisasi, maka konteksnya pada saat ini adalah organisasi kemahasiswaan.

1Pemimpin Cerdas Bab 5, Pemimpin dalam Organisasi Kemahasiswaan

Organisasi kemahasiswaan merupakan organisasi yang memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) berstatus mahasiswa. Dengan kata lain organisasi kemahasiswa merupakan organisasi yang sarat akan semangat dan kerja keras. Jadi jika ada organisasi kemahasiswaan yang dihuni oleh orang yang malas – malasan dapat kita simpulkan bahwa organisasi tersebut bukan organsasi kemahaisiswaan.


III. UKM-K SEBAGAI ORGANISASI KEMAHASISWAAN DI UNILA

Posisi UKM-K sebagai organisasi kemahasiswaan ialah bersifat kerohanian. Artinya mahasiswa diajak untuk menciptakan spiritulitas yang baik dengan memandang nilai – nilai perguruan tinggi (Tri Dharma Perguruan Tinggi).
UKM-K sejak disahkan menjadi salah satu UKM, telah berperan andil dalam menciptakan alumni yang cakap non-akademik secara tidak langsung. Dan jika diperluas, bahwa UKM-K memiliki pengaruh untuk meningkatkan akredibilitas dan eksistensi Universitas Lampung.

Di KBM Unila sendiri, UKM-K tidak terikat dengan DPM-U maupun BEM-U. Tetapi berbeda dengan BEM-U dan DPM-U, UKM khususnya UKM-K pada dasarnya dilantik oleh pihak rektorat, dan menyisipkan pihak Universitas menduduki kepengurusan organisasi, dan biasanya mereka ada pada posisi seperti pembina atau pelindung.

Pada beberapa kasus yang pernah ditemukan adalah UKM-K dianggap hanya ‘milik’ mahasiswa Kristen Protestan saja. Ini SALAH. Berdasarkan konstitusi dan filosih berdirinya, UKM-K merupakan milik semua mahasiswa Kristiani Unila dan sudah termaklumatkan pada AD/ART UKM-K. Setidaknya gambaran seperti ini bisa dipahami oleh setiap pengurus.

Kemudian jika kita berbicara tentang Eksternal UKM-K, maka yang dikatakan pihak eksternal adalah semua lembaga yang ada diluar UKM-K. Artinya semua lembaga yang ada baik di Unila maupun diluar Unila adalah pihak eksternal daripada UKM-K. Oleh karena itu, internal UKM-K meliputi, mahasiswa dan alumni kristen Unila (protestan dan katolik), kompleksitas kepengurusan seperti : pelindung, pembina dan pengurus.
Jika ditanya guru Agama Kristen apakah bagian internal atau eksternal, apa jawaban Anda??

Berbicara tentang tugas UKM-K di tengah – tengah keberadaannya sebagai organisasi kemahasiswaan adalah :
- Membina kerohanian mahasiswa/i Kristen Unila dengan memfasilitasi persekutuan di masing – masing fakultas.
- Membina dan mengembangkan kehidupan kekeluargaan anggota UKM-K Unila dalam persekutuan menurut Alkitab.
- Ikut serta mendorong semangat mahasiswa untuk menunaikan tugas akademis dengan sebaik – baiknya, serta menggugah jiwa pengabdian yang tinggi terhadap masyarakat, bangsa dan negara, sebagai bagian dari panggilan pelayanan.
- Senantiasa berpartisipasi dalam menciptakan dan membina kerukunan antar umat beragama dalam konteks keimanan masing – masing.

Tugas – tugas di atas sebenarnya tak ubahnya seperti misi untuk mencapai visi. Dengan kata lain wacana seperti ini sudah lama digalakkan tetapi bentuk implementasi dan aplikasi masih sangat jauh dari kata maksimalisasi apalagi optimal.
Lalu, apakah Anda sebagai pengurus baru akan terjebak pada wacana yang luar biasa tanpa ada bentuk konkret untuk merealisasikannya??


IV. STRUKTUR DAN TUGAS PENGURUS UKM-K

a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah gambaran sistem kerja yang akan dilakukan sebagai langkah untuk mencapai tujuan. Struktur merupakan alat/media yang bisa dipergunakan UKM-K sebagai penyokong baik tugas organisasi serta visi organisasi.
Menurut jenisnya, bentuk struktur yang dipakai oleh organisasi kemahasiswaan pada umumnya ialah semi – modern. Karena SDM yang digunakan organisasi kemahasiswa masih bisa dikatakan lebih sedikit jika membandingkan dengan organsiasi kemasyarakatan, ataupun organsasi pemerintahan. Tak terkecuali bentuk struktur UKM-K. Pada dasarnya sistem komunikasi yang bisa dibangun pada bentuk struktur semi – modern, tidaklah serumit yang dibayangkan. Dibandingkan dengan kuantitas pengurus pada pemerntahan atau lembaga independen, dimana akan sangat susah untuk saling memahami secra emosional dan komunikasi yang lebih intensif juga sangat sulit dijalin. Sedangkan UKM-K bisa memanfaatkan bentuk struktur seperti ini untuk mengadakan brainstorming yang intensif agar menciptakan suasana pengurus yang hangat dan ber-esensi sehingga tidak menimbulkan pengurus septic.
Secari garis besar, urutan struktur UKM-K adalah :

a. Kebutuhan pelayanan
Struktur seharusnya bisa menjadi solusi di setiap permasalahan yang ada di kekristenan khususnya di Unila.
b. Efisiensi dan Efektifitas
Struktur yang yang dibentuk harus menjamin efisiensi dan efektifitas pelayanan.
c. Fleksibilitas
Struktur harus dinamis dalam menentukan arah pelayanan
d. Pengembangan Potensi
Struktur harus mendidik dan mengembangkan potensi anggota dalam upaya mendidik kader yang sesuai dengan tuntutan dan perkembangan zaman.


b. Uraian tugas pengurus

- Ketua Umum :
o Bersama-sama dengan sekretaris umum bertanggungjawab sepenuhnya atas kelancaran organisasi baik ke dalam maupun keluar.
o Bersama-sama dengan sekretaris umum mempersiapkan agenda dan memimpin Rapat BPH dan Pengurus.
o Bersama-sama dengan bendahara bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran keuangan organisasi serta membuat kebijakan keuangan.
- Sekretaris Umum :
o Bersama-sama dengan ketua umum bertanggungjawab sepenuhnya atas kelancaran organisasi baik ke dalam maupun keluar.
o Bersama-sama dengan ketua umum mempersiapkan agenda dan memimpin Rapat BPH dan Pengurus.
o Bertanggungjawab dan melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan fungsi manajerial dan administrasi, antara lain: menyimpan dokumen, notulensi rapat dan menjaga inventaris UKM-K Unila.
- Bendahara umum :
o Bersama-sama ketua umum dan sekretaris umum merencanakan kebijakan keuangan untuk pembiayaan organisasi
o Bersama-sama ketua umum dan sekretaris umum bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran keuangan organisasi
o Membuat akuntabilitas dan transparansi keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melaporkan kondisi keuangan per 3 bulan.
o Merencanakan suatu usaha pencarian dana untuk membantu kelancaran keuangan organisasi
- Divisi I (Komunikasi dan Kaderisasi)
o Memfasilitasi dan bertanggungjawab terhadap kebutuhan komunikasi dan kaderisasi anggota UKM-K Unila
o Mempersiapkan pola kaderisasi yang terstruktur sesuai dengan kebutuhan organisasi
- Divisi II (Hubungan Masyarakat)
o Membangun dan menjaga hubungan dengan organisasi ekstern kampus
o Membuat program yang berhubungan dengan pengabdian masyarakat
- Divisi III (Pelayanan dan Doa)
o Memfasilitasi dan memperhatikan kebutuhan spiritualitas anggota UKM-K Unila.
o Memfasilitasi persekutuan antara anggota, dosen, staf yang beragama Kristen di Universitas Lampung.
o Melakukan visitasi terhadap anggota UKM-K Unila.



Disajikan oleh :
Hendry Roris P. Sianturi
(Staf Perlengkapan UKM-F KSS FKIP Unila 2008 – 2009, Ketua divisi Hubungan Masyarakat UKM-K 2009 – 2010, Ketua umum UKM-F KSS FKIP Unila 2009 – 2010, Sekretaris cabang GMKI Bandarlampung 2010 – 2012)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Jika ingin diskusi atau komunikasi lanjut, silahkan tinggalkan alamat e-mail teman.